[AUMEAS Abteilungen] Securpharm - massive Meldungen in GUI - Anweisung zur regelm. Bearbeitung [MC#10504049]

[AUMEAS Gruppe - EDV]

Liebe Abteilungen,
Liebe TeamleiterInnen,

aktuell beobachten wir in der Aukamm erneut ein auffällig hohes
Aufkommen von Securpharm-Alarmen. 

Grundlegend kann es natürlich immer zu Securpharm-Alarmen kommen, dies
müssen aber in der Securpharm-GUI bearbeitet werden und dort nach
Prüfung als "gelöst" markiert werden.
Seit geraumer Zeit werden allen Alarme an das BfArM gemeldet, welche
sich hier Prüfungen vorbehalten. Apotheken die eine hohe Anzahl an
Alarmen haben und diese nicht lösen, sind hier natürlich auffällig. 

Daher erfolgt in Rücksprache mit Carmen folgende Anweisung:
Jede Abteilung hat regelmäßig (mindestens wöchentlich, besser täglich)
die Alarme zu prüfen. Die Verantwortung hierzu liegt bei der
Teamleitung. Natürlich kann diese Tätigkeit auch delegiert werden,
entbindet aber nicht von der Verantwortung. 

Die medicum und Asklepios haben es hier einfacher, da nur sie selbst
unter dem NGDA-Zertikat Ihrer Apotheke laufen.
Die Aukamm hat unter dem selben Zertifikat die Klinikversorgung, die
Praxisversorgung, die Verblisterung und Heimversorgung sowie die
Sterilproduktion. Leider kann man dort in der Securpharm-GUI nicht
erkennen, aus welchem System der Alarm kam. Dies macht es der
Aukamm-Apotheke sehr umständlich die Alarme zu prüfen. Und nein: eine
Trennung auf NGDA-Ebene ist hier nicht möglich!

Man kann die Alarme aber in der jeweiligen Warenwirtschaft erkennen,
dazu habe ich jeweils eine FAQ geschrieben:  
 - Pharmatechnik XT: [1]Securpharm Alarme bearbeiten 
 - Pharmatechnik IXOS: [2]Securpharm Alarme bearbeiten 
 - Noventi Prokas: [3]Securpharm Alarme bearbeiten 

 Bitte das Handling in den Teams besprechen.
ProAktiv kann man auch immer wenn es zu einem Alarm im Verkauf kommt
(IXOS bzw. Prokas meldet hier ja direkt wenn eine Packung nicht
abgabefähig ist) direkt in die Prüfung geben. Die allgemeine
Handlungsanweisung seitens der ABDA / NGDA / Secupharm e.V. ist, dass
die Packung separiert wird (Quarantäne) und eine andere Packung
abgegeben wird. Die Quarantäne muss dann natürlich bearbeitet werden. 

Kann man direkt während der Abgabe die Ursache erkennen und einen
Fehlalarm erkennen (z.B. Packung ist von uns deaktiviert worden, wurde
bei einer Retoure nicht korrekt reaktivierit) kann man die Abgabe
natürlich dennoch vornehmen. Aber auch dies erzeugt einen Alarm und
muss dann gem. der obigen FAQs bearbeitet werden. 

Allgemein sollten auch die Prozesse geprüft werden. 
Jede Retoure sollte umgehend in der Securpharm-Verwaltung /
Securpharm-Aktionen verifziert und zurückgebucht werden. Lässt man
dies für "später" liegen sind schnell die 10 Tage überschritten. Auch
sollten Packungen die inaktiv sind, aber geprüft Abgabefähig
entsprechend markiert werden, so dass man gar nicht erst in Versuchung
kommt diese im Rahmen der Abgabe abzuscannen. Wichtig ist: Die
"Markierung" sollte so gewählt sein, dass sie bei Abgabe
rückstandsfrei entfernt werden kann, so dass der Kunde nicht aktiv auf
den Umstand "bei Securpharm inaktiv" hingewiesen wird. Diese
Markierung sollte in den Teams bekannt sein. In der Aukamm habe ich
die Empfehlung mit einem ablösbaren farbigen Sticker gegeben. Sollte
dieser mal dranbleiben, so ist es auch nicht fatal, da die Markierung
dem Warenempfänger nichts sagt. 

Anbei unser interner Schulungsvortrag aus 2020 zum Thema Securpharm,
um sich eventuell nochmal mit dem Thema vertraut zu machen. Das Video
der damaligen Schulung ist unter 
[4]Securpharm Grundschulung.mp4
abrufbar. (Link geh auch von zu hause aus). 

Viele Grüße

Oliver Methfessel
IT Abteilung

PS: Die Zugangsdaten zur Securpharm-GUI sind im Passwortmanager
hinterlegt. 

Aukamm-Apotheke
AUMEAS Gruppe
Ltd. Apotheker Martin Hofmann e.K.
Kloppenheimer Weg 11, 65191 Wiesbaden
Tel : 0611 95016 123
Fax : 0611 95016 195
Amtsgericht Wiesbaden HRA 4521

[5]http://www.aumeas.de
hotline at aumeas.de

*********************************************************
Bei Rückfragen oder Antworten zu diesem Vorgang antworten Sie bitte
direkt auf diese eMail. Anhand der Ticketnummer im Betreff (MC#XXXXXX)
wird die eMail dann automatisch dem Vorgang hinzugefügt.
[ [6]FAQ#: 1000197 — Ticketnummern im AUMEAS IT Ticketsystem ]
Neue Anfrage bitte per eMail an hotline at aumeas.de oder über das
Intranet stellen.
Unsere Fernwartung ist auf jedem AUMEAS-PC auf dem Desktop, alternativ
unter [7]https://www.aumeas.de/fernwartung/ abrufbar.
*********************************************************

PS: Hier mal ein paar Statistiken seit 1.1.2026
Aukamm

medicum:

Asklepios:

In allen 3 Apotheken liegen wir deutlich über dem Branchendurschnitt:

Die Hinweise der NGDA findet Ihr unter
[8]https://ngda.de/loesungen/securpharm/securpharm-handling

 

[1] http://otrs.it.aumeas.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=448
[2] http://otrs.it.aumeas.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=447
[3] http://otrs.it.aumeas.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=446
[4] https://1drv.ms/v/c/2522d6c32432c43b/IQA7xDIkw9YiIIAl8wAAAAAAAV0gBbUf4moPuoSJuPngKNs?e=iY4YPn
[5] http://www.aumeas.de
[6] http://otrs.it.aumeas.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=197
[7] https://www.aumeas.de/fernwartung/
[8] https://ngda.de/loesungen/securpharm/securpharm-handling
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